A falta de gestão ou a má gestão de estoque pode comprometer o desenvolvimento e sucesso da empresa, já que, nos setores de varejo, manufatura, food service e outros, os insumos e produtos acabados representam a essência do negócio. Por outro lado, manter um estoque grande demais também pode gerar riscos, tais como deterioração do produto, danos, obsolescência ou perda em caso de produtos perecíveis e até mesmo roubo.

Por essas razões, gerir o estoque é de extrema relevância para todas as empresas, independentemente de seu tamanho. 

Para manutenção das atividades e melhor êxito, é importante fazer o controle do estoque para saber o momento de reabastecer certos itens, fazer a previsão de compra e produção e também a análise do preço de compra, assim como o de venda.   

Algumas ferramentas podem ajudar nessa parte de gestão. Você pode fazer um controle manual mesmo, ou através de planilhas, softwares ou até mesmo aplicativos, que tornam mais simples, prático e eficiente esse controle.

Abaixo serão apresentados vários temas referentes à gestão de estoques, tais como a importância, os principais erros que podem ser evitados e demais dicas para que não ocorram perdas no seu estoque.

O que representa Gestão de estoque?

 

A gestão de estoque pode ser entendida como a capacidade da empresa de organizar e controlar a quantidade de seus produtos, matéria-prima ou insumos. Com isso, é possível que a empresa entenda a demanda de seus diferentes produtos, que determinam por fim, a necessidade de compra.

Outro ponto importante da gestão de estoque está relacionado à valoração dos estoques, ou seja, quanto o estoque vale para a empresa.

Qual a importância da gestão de estoque?

Obter um estoque cheio de mercadorias nem sempre significa sucesso comercial. Isso pode representar um investimento paralisado.

Por isso, o controle do estoque é um dos passos mais importantes dentro da administração da empresa, pois, a partir disso é possível garantir o estoque ideal para sua atividade, impedindo que haja excesso ou falta de produtos.

Dependendo do fluxo de atividade da empresa, as demandas podem variar muito durante o ano, indicando a necessidade de um estoque de segurança, para que não falte produtos, gerando impacto no desenvolvimento econômico do negócio.

Com isso, nota-se a necessidade de conhecer a fundo os processos internos das atividades do setor, para conseguir tomar as melhores decisões para a empresa, evitando o excesso e a falta de produtos e mercadorias.

Gerir bem o estoque, possibilita que a empresa tome as melhores decisões de compra, evitando erros como por exemplo, compras de itens desnecessários apenas pelo preço atrativo.

Conheça os principais métodos para gestão de estoque

Existem vários métodos de gestão de estoques. Abaixo listamos os mais utilizados pelas empresas:

PEPS

Essa sigla abreviada significa: “primeiro a entrar, primeiro a sair”. Esse método, como o nome já diz, funciona com as mercadorias mais antigas do estoque sendo ofertadas para venda primeiro, evitando que os itens fiquem obsoletos.

O PEPS é um dos métodos de gestão de estoque mais utilizados atualmente pelas empresas. Com esse modelo de gestão ocorre a valorização dos preços, já que os itens adquiridos recentemente contém o valor estará mais próximo ao praticado no mercado, diminuindo o risco de pagar mais caro pelo mesmo produto, devido ao aumento constante nos preços.

UEPS

Essa metodologia é o contrário da anterior. Sua sigla significa “último a entrar, primeiro a sair”. Sendo assim, os produtos recém-adquiridos, serão os primeiros disponibilizados para venda.

O método apresentado propõe que o lucro contábil das empresas seja menor, já que os custos das mercadorias vendidas são calculados de acordo com o valor dos produtos mais novos.  Tal prática é vedada pela Receita Federal para fins de cálculo do Imposto de Renda, podendo ser utilizada somente para objetivos gerenciais.

Esse método não é recomendado para empresas que trabalham com produtos perecíveis, pois nesse caso são necessários métodos mais elaborados para que a empresa não venha a sofrer com avarias e perda de produtos.

CUSTO MÉDIO

Conhecido também como Média Ponderada Móvel. Nesse método os valores do estoque são renovados a cada vez que há uma nova entrada de itens, através do cálculo de uma média ponderada.

Essa média é calculada a partir da soma dos valores dos produtos antigos com os valores dos produtos novos divididos pela quantidade total de itens disponíveis no estoque.

Esse método é interessante para empresas cujos itens de estoque não sofrem grandes variações de valores. Ainda assim é necessário obter outros tipos de controle para verificar se o estoque não está super ou subavaliado.

Importante ressaltar que o Custo Médio e o PEPS são os únicos métodos de gestão de estoque aceitos pelo Ministério da Fazenda para fins de cálculo do Imposto de Renda.

JUST IN TIME

Na tradução para o português significa: “no momento exato”. Esse método de gestão foi desenvolvido especialmente para ajudar na redução de custos, onde o nível do estoque é mantido no limite mínimo capaz de atender as demandas da empresa.

A utilização deste método requer um acompanhamento rigoroso por parte dos gestores, a fim de evitar que a empresa perca boas oportunidades de vendas por não ter estoque suficiente de produtos. Esse erro é um dos mais cometidos pelas empresas na gestão de estoque.

Para esse método ser eficaz, é necessário que a empresa tenha bons fornecedores e parceiros, para que as requisições sejam atendidas rapidamente e na frequência necessária.

CURVA ABC

Neste método são considerados três pilares fundamentais: o giro, o faturamento e a lucratividade que juntos estabelecem a importância da manutenção de cada produto no estoque.

Baseado nesses critérios, a classificação dos itens de estoque é feita de três formas:

Itens de tipo A: são os itens mais importantes e com maior valor para a empresa, embora não sejam os mais numerosos. Por serem valiosos para empresa, é necessário ter um controle minucioso. São produtos com giro razoável, mas que geram lucro e faturamento altos.

Itens do tipo B: são os itens de valor médio, sendo assim, não é necessário aplicar controles tão rigorosos como aqueles dos itens classificados como A. No entanto, é necessário ter controle, principalmente sobre a quantidade desses itens em estoque, considerando que eles tendem a ser os mais numerosos.

Itens do tipo C: são os de menor valor para a empresa e, portanto, não é necessário haver muitas formas de controle para eles. Esses itens tendem a ser excluídos dos inventários rotativos, por exemplo. Eles devem ser mantidos em pequenas quantidades no estoque, apenas para garantir o atendimento de eventuais demandas.

Boas práticas de gestão de estoque para pequenas empresas

Para obter uma boa gestão de estoque é preciso levar em conta os problemas que podem surgir e a implementação de técnicas que ajudem na organização e andamento da empresa. São muitos os benefícios de uma boa gestão, especialmente para empresas de pequeno porte, que conseguem ter maior eficiência e, consequentemente melhora nos lucros. Abaixo listamos algumas dicas de boas práticas a serem implementadas, veja:

  1. Realize inventários

Esse é um passo muito importante, onde é feito o levantamento físico de todos os itens presentes no estoque por meio de um inventário. Durante esse processo é recomendado organizar a disposição dos produtos, separando-os por tipo, cada qual em localidade específica, observando e fazendo o levantamento da data de vencimento dos produtos que forem perecíveis, verificando o estado de conservação deles. Essa organização melhora a disposição e movimentação de mercadorias no estoque e dá mais agilidade a diversos processos.

Como fazer o registro dos dados do inventário?

As formas mais comuns de compilar os dados do inventário são:

  • Anotar manualmente os dados em folha de papel;
  • Utilizar planilhas eletrônicas, digitando os dados atualizados;
  • Utilizar um sistema de gerenciamento de estoque.

Essa última opção necessita de investimento, porém a longo prazo ela torna os processos da empresa mais ágeis tornando a administração mais eficaz e mais elaborada, resultando em uma empresa mais competitiva.

  1. Coloque em destaque as informações importantes

Após escolher o melhor método para compilar suas informações de inventário, é essencial estabelecer quais são as informações mais relevantes a serem levantadas. Sem o registro dessas informações, o administrador estará sujeito a tomar decisões incorretas, que poderão impactar negativamente a parte financeira de seu negócio.

Todos os itens de estoque possuem informações que podem ser relevantes para tomada de decisões. Por tanto, esteja atento às principais:

  • Número de referência
  • Custo
  • Fabricante
  • Categoria
  • Data de Validade

Além disso, podem haver informações específicas do fornecedor, como o número do pedido e demais características como cor, tamanho, modelo, etc.

Para ter o devido controle sobre o estoque, é preciso entender e acompanhar como a mercadoria se movimenta, o ciclo de vida de cada item, desde a data de compra até as datas de venda, assim como o custo e o preço de venda.

  1. Esteja atento aos custos e às receitas

O controle físico, apesar de muito importante, não é o único fator que deve ser considerado no processo de gerenciamento do estoque. Para que o negócio seja bem sucedido, é preciso monitorar o preço de seus produtos assim como o giro e a margem de lucro. Além disso, deve-se considerar quais produtos geram maior lucro, considerando o preço de venda (incluindo os descontos aplicados) de cada item.

Caso você possua um sistema de gestão mais completo, haverá integração com a gestão de compras e de vendas, possibilitando uma maior precisão no controle do seu estoque.

Com posse dessas informações será possível:

  • Focar nos produtos que resultam maior lucro.
  • Identificar os produtos de maior e menor retorno financeiro, por quantidade e por margem.
  • Controlar melhor seus descontos, com uma informação precisa do custo do item.

 

  1. Reúna os processos em um único sistema

Utilizar sistemas diferentes para gerir o seu estoque pode representar maior risco de erros e mais tempo perdido. Optar por um único sistema para controlar seus inventários tornará tudo muito mais eficaz.

Com um sistema de gestão de estoque centralizado, você poderá:

  • Reunir suas informações e automatizar processos
  • Reduzir erros
  • Acompanhar a movimentação dos itens de estoque, desde a entrada até a venda
  • Ter controle sobre os insumos utilizados para produção
  • Monitorar os níveis de estoque
  1. Monitore suas vendas para que nunca falte mercadoria

De todos os empecilhos que uma loja pode ter, ficar sem estoque é um dos mais perigosos. Ter controle sobre as vendas é uma estratégia fundamental para o crescimento dos negócios.

Sendo assim, faça sempre uma previsão de suas necessidades de compra, levando em conta o histórico de vendas e também as projeções de crescimento da economia do seu setor, para garantir que a empresa tenha encomendado a quantidade suficiente para o período determinado.

Faça também uma análise dos seus principais produtos. Observe se eles estão sendo vendidos rapidamente, ou no caso de um pedido especial, note se está vendendo mais ou menos que o esperado. No caso de algum item ficar parado em estoque, ofereça descontos ou condições diferenciadas de pagamento para não ter prejuízo.

  1. Administre suas mercadorias antigas

Fazer a apuração do estoque antigo pode ajudar a evitar perda de mercadorias, seja por obsolescência ou validade, evitando prejuízos à empresa.

Observar os itens com baixa movimentação no estoque é uma boa maneira de evitar mais produção em excesso, além de ser uma oportunidade para elaborar estratégias que possam aumentar o giro do produto.

Com a ajuda de um sistema e seguindo as orientações dispostas aqui, você conseguirá manter o seu estoque atualizado e garantindo a disponibilidade dos produtos e satisfação de seus clientes.

Identificando erros na gestão de estoque

Veja abaixo os principais erros que podem ocorrer no processo de gestão de estoque e saiba como evitá-los:

Excesso de estoque

Quando há excesso de estoque, principalmente em períodos de crise, pode significar um problema para a empresa. Se tratando de produtos perecíveis, pode ocorrer perda total.  

Com o estoque estagnado, a empresa passa a ter um capital líquido paralisado, ao invés de ter um capital disponível para investimento.

Para evitar tal situação, os investimentos devem estar concentrados em produtos mais lucrativos e que vendem melhor. E para conseguir esse feito, é necessário analisar e ter controle sobre suas vendas mês a mês e não apenas no ano atual, mas também de anos anteriores para comparar cada mês, identificando possíveis sazonalidades.

Estoque insuficiente

Assim como o excesso, a falta de estoque, falta de produtos, também pode gerar prejuízos para empresa, trazendo riscos como a insatisfação do cliente, que pode gerar perda de confiança em vendas atreladas e em vendas futuras.

É primordial ter um controle adequado para que nenhum dos casos venha a acontecer.

Problemas de sazonalidade

A oferta de produtos deve estar sempre alinhada às necessidades de seus clientes, em cada época e estação do ano.

A quantidade de produtos comprados não deve ser a mesma em diferentes períodos. É preciso considerar períodos de férias, datas festivas, e demais situações que podem interferir na demanda.

Portanto, além de captar essas informações, as empresas devem fazer um bom planejamento para não ser prejudicada com problemas externos, como atrasos de fornecedores, por exemplo.

Ferramentas de gerenciamento

O uso de ferramentas inadequadas para controle de estoque também é um problema comum entre as empresas. 

As soluções para controle de lotes e produtos devem estar integradas com a parte de compra e venda em uma ferramenta que possibilite o melhor controle do valor real de seus estoques.

Se a empresa não possui as ferramentas adequadas para esses fins, a tomada de decisões pode acontecer de forma equivocada, podendo ser identificada posteriormente, e já tarde para reverter o quadro, levando a perdas ou custos muito altos.

A automação desses procedimentos de controle de estoque contribui com a economia de tempo e de custos operacionais.

Inventário físico

O inventário físico, feito de forma regular, é a maneira mais eficaz de confiar no controle do estoque. As empresas que não fazem inventário com frequência, confiam na quantidade obtida em seus controles, e podem acabar enfrentando problemas com compras indevidas e de falta de estoque em determinados momentos.  

Como evitar perdas de estoque

O passo inicial consiste em identificar o que pode causar perdas de estoque. Veja abaixo algumas hipóteses que devem ser consideradas:

Furto por parte dos clientes

Acontece mais do que se imagina e é uma das principais causas de perdas em lojas. Por isso, a empresa deve investir em sistemas antirroubo, e se possível, alarmes nos produtos para evitar sua desativação. Além disso, é preciso se atentar para as áreas que são mais propensas ao furto.

Furto interno por parte dos funcionários

Outro risco comum refere-se aos funcionários, que também são uma das causas de perdas desconhecidas em empresas de varejo, seja por furtar algum produto ou mesmo por conceder descontos abusivos em vendas. Esses tipos de ocorrências, com certeza reduzem a rentabilidade do negócio.

Erros administrativos

Quando ocorrem erros nos registros das mercadorias, várias perdas podem acontecer, assim como quando o preço está incorreto e ocasiona a diminuição da lucratividade.

Toda movimentação dos produtos do estoque precisa ser acompanhada no sistema de gerenciamento e se possível, efetuando a integração com o sistema de compras, para evitar erros.

Atenção ao recebimento de mercadorias

É muito importante estipular condutas para o controle das mercadorias que forem sendo recebidas, para não permitir que fornecedores entreguem produtos incorretos ou em quantidade diferente da que foi comprada.

Avaria ou vencimento de produtos

O armazenamento incorreto dos produtos, causa avarias e perdas de vários itens, interferindo no controle financeiro empresa.

Veja agora algumas formas de evitar perdas de estoque:

  1. Investindo em gestão de estoque

Para ter conhecimento e acompanhar de perto tudo que acontece com seus produtos e suas vendas, é imprescindível gerenciar o estoque. Se obtiver um bom software, poderá rastrear os produtos de forma mais confiável, acompanhando desde a entrada no estoque, até a venda.

Além disso, será possível identificar as divergências que ocorrerem e, a partir disso, buscar formas de resolver e melhorar o que não estiver de acordo com o fluxo ideal.

  1. Produtos que causam as maiores discrepâncias

Identifique quais produtos causam maior discrepância no estoque, pois isso envolve boa parte do controle, e pode ser solucionado com mudança na localização do produto, limitação ao seu acesso, entre outros.

  1. Instale equipamentos de segurança

Investir em câmeras ou alarmes pode servir de impedimento para potenciais ladrões, além de facilitar o monitoramento, evitando furtos tanto por clientes quanto por funcionários.

  1. Controle os recebimentos

O cuidado para não haver perdas de estoque começa desde o momento em que os fornecedores entregam os produtos à empresa. É neste momento que algumas informações importantes devem ser conferidas: quantidade, validade e estado de conservação das mercadorias devem ser observados e registrados.

Com esses dados em mãos o responsável pelo controle de estoque poderá decidir a melhor forma de armazenar, distribuir e colocar em exposição os itens comprados, e deste modo será possível evitar perdas.

  1. Controle de validade

Quando se trata de produtos perecíveis, o controle de validade deve ser rigoroso, tanto que, se for necessário é preferível vender os produtos com margem de lucro reduzida para evitar perdê-los em estoque. Além disso, é importante adequar produção e demanda, para evitar o excesso de estoque desses itens.

  1. Fazer o inventário regularmente

Manter periodicamente o inventário do estoque é fundamental para conseguir integrar as informações físicas e as bases virtuais dos dados do estoque com os sistemas de gestão da empresa.

Com isso, as ocorrências que surgirem serão detectadas mais facilmente e a promoção de ações para ajudar na estratégia de segurança dos estoques será mais eficiente.

  1. Treinamento dos funcionários

É necessário que os funcionários tenham conhecimento sobre as consequências de ações indevidas e sejam treinados para proceder suas tarefas corretamente, com atenção devida ao realizar pedidos, receber e armazenar produtos de maneira adequada.

Estabeleça uma cultura empresarial baseada em valores sólidos.